Cómo usar iCloud para crear reglas que ordenen, eliminen y reenvíen automáticamente Mail

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Cómo usar iCloud para darle a Apple Mail en iOS algunas reglas muy necesarias, aunque sean básicas, para manejar automáticamente los correos electrónicos.

Si recibes mucho correo electrónico, cualquier cosa que te ayude a estar al tanto, es algo bueno. Así que a pesar de que no es muy potente, tienes que probar la opción Filtrar en Apple Mail para iOS.

Si abres Apple Mail en el iPhone y estás en cualquier buzón, hay un botón Filtro en la parte inferior izquierda. Tócalo y de forma predeterminada, de repente, solo verás mensajes no leídos.

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Hay más que puedes hacer, pero administrar tu correo electrónico más eficientemente tal vez puedes comenzar con eso, ya que verás correos que dejaste como No leídos para responderlos más tarde o porque pensabas hacer algo sobre ellos y hoy, meses después, descubres que no has hecho nada y ya puedes marcarlo como leídos y seguir con tu vida.

Si sólo con ese filtro básico no te sirve, vamos a ver otras opciones

Usar las opciones de filtro de correo de iOS

Para mostrar solo mensajes no leídos en su bandeja de entrada, como hemos visto, solo hay que tocar en Filtro. Sin embargo, una vez que lo hayas hecho, aparece una descripción en el centro de la fila inferior, diciendo Filtrado por No leído.

Toca ahí y se abrirá un panel con diferentes opciones. En lugar de solo mostrar mensajes no leídos, puedes hacer que se muestren solo los que has marcado con un indicador, por ejemplo.

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En total, puedes hacer que Mail muestre mensajes que son:

  • No leído
  • Marcados con indicador
  • Enviados directamente a ti (es decir, tu email está en el campo Para:)
  • Con copia a ti
  • Que tienen archivos adjuntos
  • Que provienen de tus contactos marcados como VIP
  • Solo correos que te hayan llegado hoy
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Cómo añadir un contacto a la lista VIP
Para añadir un contacto a la lista VIP toca sobre su nombre o email en un correo electrónico y se abrirá su bandeja con las opciones. La primera opción que verás es añadir a la lista VIP

Es una característica útil y infrautilizada, pero también es profundamente limitada. Estas opciones de filtro solo funcionan en el buzón actual, no puedes aplicarlo a los archivados, a la papelera o a elementos enviados, todo al mismo tiempo.

Así que si bien ayuda a los crónicamente desordenados, y puede ayudarnos a todos a veces, la opción Filtro de Apple Mail en iOS realmente está fomentando la sobrecarga de correo electrónico más de lo que está ayudando a aliviarla.

Es por eso que es bueno que haya otras opciones, aunque es una pena que no estén en el iPhone o iPad. Sin embargo, están en el Mac.

Usar las reglas de Mail del Mac

  1. En tu Mac, abre Mail y luego Preferencias
  2. Haz clic en la pestaña Reglas
  3. Escoge Añadir regla
  4. Rellena el formulario que aparece
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Ese formulario permite hacer algo similar a Filtro, en el sentido de que puedes crear una regla que seleccione un mensaje marcado, con archivo adjunto, y enviado hoy desde una persona en particular. La diferencia es que el Mac puede hacer algo más que mostrarlo.

En el Mac, una regla como esta puede enviar una respuesta automática diferente dependiendo de quién te haya enviado el correo entrante. Así que puedes ser cortés con tu jefe y borde con cualquier otra persona, por ejemplo.

O puedes mover un mensaje a un nuevo buzón, reenviarlo a otra persona o eliminarlo. Incluso puedes activar un AppleScript, (si puedes escribir AppleScript) que haga que un correo electrónico entrante “dispare” (o arranque) casi cualquier cosa que tu Mac pueda hacer.

Casi nada de esto está en el iPhone o iPad, excepto que iCloud te da ciertos elementos clave.

Usar las reglas de correo de iCloud

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  • Ve a icloud.com en tu iPhone, iPad o Mac e inicia sesión
  • Ahora elige Mail
  • En un Mac, haga clic en el pequeño icono de engranaje hacia arriba a la izquierda, justo debajo de donde dice iCloud Mail
  • En un iPhone, toca el botón Buzones en la parte superior izquierda y luego toque el pequeño icono de engranaje que ahora aparece hacia la parte superior derecha
  • En la ventana emergente que aparece, elija Reglas
  • Toca Añadir regla
  • Establecer condiciones como que el mensaje sea de cierta persona
  • Establece lo que Mail debe hacer, como reenviar el mensaje
  • Toca Añadir
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Las condiciones que puede establecer aquí son que el mensaje entrante:

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  • es de una persona o dirección específica
  • está dirigido a una persona o dirección específica
  • está en copia a una persona o dirección específica
  • Se dirige o se les pone en copia
  • El asunto tiene unas palabras específicas
  • tiene un ID de lista que contiene el texto que especifiques

Ese último puede ser la forma en que puedes decir que quieres que todos los correos electrónicos de Acme Company se traten de la misma manera. Pero es más incómodo que el resto: necesitas obtener el ID de lista de un correo electrónico que alguien te ha enviado.

Las acciones que Mail en iCloud puede ejecutar en el mensaje son:

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  • Mover a una carpeta en particular
  • Moverlo a la Papelera
  • Reenviar a alguien que especifiques
  • Marcar como leído
  • Mover a la carpeta y también marcar como leído
  • Mover a la papelera y también marcar como leído
  • Reenviar a una dirección de correo electrónico y marcar como leído

Parece una larga lista de opciones y no tiene comparación con lo que se puede hacer en el Mac. Tampoco resiste una comparación con Gmail, que es famoso por tener una potente automatización de clasificación de correo electrónico.

Pero es mucho mejor que dejar que todo llegue a tu iPhone y luego leerlo todo o usar la opción Filtro.

El problema con las reglas de correo de iCloud

El problema es que iCloud Mail funciona de manera diferente a otros, como Gmail. Ambos están basados en la nube, pero cuando un mensaje llega a Gmail, ese servicio lo procesará y aplicará cualquier regla antes de que incluso muestre que el correo electrónico existe.

iCloud Mail de Apple mostrará el mensaje en tu bandeja de entrada de iCloud Mail, pero también en la bandeja de entrada de tu iPhone, tu Mac y la de tu iPad. No es todo al mismo tiempo, pero para fines prácticos, lo es.

Lo que significa que incluso si configuras reglas, los mensajes de correo llegarán a tu iPhone y te van a hacer ping, porque iCloud procesará esas reglas. Es muy posible que escuches el ping de un nuevo correo electrónico que llega a tu iPhone, y para cuando recojas el dispositivo, iCloud lo ha eliminado, movido o reenviado.

Cómo beneficiarse de las reglas de correo de iCloud sin la distracción

Dale a iCloud Mail un minuto para hacer su trabajo. En lugar de que tu correo llegue a tu iPhone en el momento en que se envía, o lo más cerca posible, retrasarlo.

Dile a Mail en tu iPhone o iPad que solo busque mensajes cada 15, 30 o 60 minutos en su lugar. De todos modos, eso podría ser bueno para tu concentración, pero también significa que iCloud definitivamente habrá recibido correo y lo habrá procesado.

A menos que tengas la mala suerte de haber configurado Mail para buscar mensajes cada 15 minutos, y uno que quieras eliminar automáticamente llega en la marca de 14 minutos y 55 segundos, vivirás sin el estrés de ver que llegan correos pero luego no los encuentras.

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  1. En tu iPhone, ve a AjustesCorreo
  2. Toca cuentas
  3. Elige Obtener nuevos datos
  4. Desplázate hacia abajo hasta Obtener
  5. Elige cada horacada 30 minutos cada 15 minutos

Mejorar el correo con iCloud

Apple Mail es una excelente aplicación de correo electrónico que es muy robusta y tiene características más que suficientes que la mayoría de los usuarios nunca piensan en probar otra cosa. Sin embargo, es débil en las reglas, lo que significa que cuanto más confías en el correo electrónico, más vale la pena explorar qué formas hay de automatizarlo.

Pero Apple Mail con las reglas de iCloud es mejor.

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